Allgemein

Verwendete Begriffe und Abkürzungen
Tdd: Tischlein deck dich SFS: Sozialfachstelle RKS: Regionale Koordinationsstelle User: Anwender von BK-Online (Master und Mitarbeiter) BK: Bezugskarte Konto: Account bei BK-Online
Warum wird Tdd digital?
In der Vergangenheit war die Ausstellung der Bezugskarten für die RKS und SFS mit hohem Aufwand verbunden. Mit der neuen Plattform BK-Online werden die Abläufe einfacher, transparenter und schneller – von der Kundenerfassung bis zum Versand der Karten.
Bei welchen Aufgaben unterstützt BK-Online die RKS?
BK-Online unterstützt die RKS · bei der Pflege der SFS-Stammdaten, · bei der Verwaltung der BK-Kontingente,· · bei der Administration von BK-Stopps, · durch Informationen zu Druck und Versand, Abgabestellen und Kapazitäten.
Bei welchen Aufgaben unterstützt BK-Online die SFS?
BK-Online unterstützt die SFS · bei der Erfassung von Kundendaten und Ausstellung von Bezugskarten, · bei der Pflege und Änderung von Kundendaten, · bei der Rückgabe von Bezugskarten, · bei Kontingentanfragen.
Wie und wo wird BK-Online eingeführt?
In einem ersten Schritt ab Ende Mai 2018 werden alle RKS mit dem neuen System vernetzt. Ab Mitte Juli 2018 werden dann die SFS eingebunden. Ab August 2018 können die ersten Bezugskarten 2018/2019 online bestellt werden, und ab Mitte September 2018 werden erstmals neue Bezugskarten mit Gültigkeit ab 1.10.2018 verschickt.
Was ist die Pilotregion?
In der Pilotregion Zürich wurde BK-Online bereits erfolgreich eingesetzt. Im Laufe des Jahres 2018 wird der Betrieb von BK-Online auf die ganze Schweiz ausgedehnt.
Welche Arten von Benutzerkonten gibt es in BK-Online?
Sowohl bei den RKS als auch bei den SFS existieren zwei Typen von Benutzerkonten: Master und Mitarbeiter. · Die Master-Konten der RKS werden direkt von Tdd vergeben, die Master-Konten der SFS direkt durch die zuständige RKS. · Die Master sind den jeweis zuständigen Stellen bekannt. Pro Einrichtung (SFS oder RKS) gibt es einen Master. · Neben der Funktion als direkte Ansprechspartner ist es Aufabe der Master, die Registrierungen von weiteren Mitarbeitern an ihrer Einrichtung zu bestätigen. · In Bezug auf das jeweilige Aufgabengebiet (RKS: Kontingentsverwaltung, Stammdatenpflege; SFS: Erfassung von Bezugskarten) besitzen Master und Mitarbeiter dieselben Berechtigungen.

Registrierung und Anmeldung

Wer kann sich bei BK-Online registrieren?
· Master von Regionalen Koordinationsstellen (RKS) auf direkte Einladung von Tdd · Master von Sozialfachstellen (SFS) auf direkte Einladung durch ihre zuständige RKS · Mitarbeiter von RKS auf direkte Einladung durch ihren RKS-Master · Mitarbeiter von SFS und Regionalen Koordinierungsstellen (RKS).
Welche Aufgabe haben Master?
· Der Master einer RKS oder SFS ist der Hauptansprechpartner für Tdd. · Master können weitere Mitarbeiter ihrer Einrichtung zur Benutzung von BK-Online einladen. · Sie geben die Mitarbeiterregistrierungen frei und bestätigen sie.·
Wer ist mein Master?
Die Master werden in Absprache zwischen Tdd und den RKS bzw. SFS festgelegt. Der Master-Status ist ohne Absprache mit Tdd nicht an andere Personen übertragbar. Wenn sich Mitarbeiter einer RKS oder SFS an BK-Online registrieren möchten, landet ihre Registrierungsanfrage automatisch beim Master ihrer Einrichtung, der ihre Registrierung dann freigibt.
Wie kann ich mich als RKS-Master registrieren?
· Als Master einer RKS erhalten Sie eine direkte Einladung an die bei Tdd hinterlegten E-Mail-Adresse. · Die E-Mail von Tdd enthält einen Registrierungslink. · Unter diesem Link vervollständigen Sie bitte Ihr Profil (Name, Passwort). · Anklicken von Registrieren schickt eine Registrierungsanfrage an Tdd. · Sobald Ihre Registrierung von Tdd per E-Mail bestätigt wurde, ist Ihr Account aktiviert. · Sie können Sie sich als RKS-Master an BK-Online anmelden und die Plattform nutzen.· · Diese E-Mail enthält einen Link, unter dem sich nun die Mitarbeiter Ihrer RKS registrieren können. Bitte leiten Sie diesen Link an die Mitarbeiter Ihrer RKS weiter mit der Bitte, sich an BK-Online zu registrieren.
Wie kann ich mich als RKS-Mitarbeiter registrieren?
· Ihr RKS-Master hat Sie eingeladen, sich an BK-Online zu registrieren, und Ihnen einen Link zur Registrierungsseite von BK-Online zugeschickt: http://bkonline.tischlein.ch/register. · Bitte geben Sie bei der Registrierung Name, Vorname, E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort an. · Bitte wählen Sie ausserdem Ihre RKS aus. · Schliessen Sie Ihre Registrierung durch Anklicken von Registrieren ab. Ihre Registrierung wird nun an den Master Ihrer RKS weitergeleitet. · Hat Ihr RKS-Master Ihre Registrierung bestätigt, schickt er an Ihre E-Mail-Adresse eine Bestätigungsmail. Ihr Account ist nun aktiviert. · Sie können sich nun an BK-Online anmelden und Ihren Mitarbeiter-Account nutzen.
Wie kann ich mich als SFS-Mitarbeiter registrieren?
· Ihr SFS-Master hat Sie eingeladen, sich an BK-Online zu registrieren, und Ihnen einen Link zur Registrierungsseite von BK-Online zugeschickt: http://bkonline.tischlein.ch/register. · Bitte geben Sie bei der Registrierung Name, Vorname, E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort an. · Bitte wählen Sie ausserdem Ihre SKS aus. · Schliessen Sie Ihre Registrierung durch Anklicken von Registrieren ab. Ihre Registrierung wird nun an den Master Ihrer SFS weitergeleitet. · Hat Ihr SFS-Master Ihre Registrierung bestätigt, schickt er an Ihre E-Mail-Adresse eine Bestätigungsmail. Ihr Account ist nun aktiviert. · Sie können sich nun an BK-Online anmelden und Ihren Mitarbeiter-Account nutzen.
Was ist mein Benutzername bei BK-Online?
Ihr Benutzername ist Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise bei der Eingabe.
Meine Mitarbeiter-Registrierung wurde nicht bestätigt. Was tun?
Nach Abschluss Ihrer Registrierung wird Ihre Registrierungsanfrage an den Master Ihrer Einrichtung weitergeleitet. Er bestätigt Ihre Registrierung per E-Mail. Diese E-Mail wird an die Adresse verschickt, die Sie bei Ihrer Registrierung angegeben haben. Bitte prüfen Sie deshalb den Posteingang dieses E-Mail-Kontos. Eventuell ist die E-Mail in Ihrem Spam-Ordner gelandet. Können Sie die E-Mail nicht finden, wenden Sie sich bitte an den Master Ihrer Einrichtung. ·
Wie kann ich mich anmelden?
· Folgen Sie auf der Startseite von BK-Online dem Link Anmelden/Registrieren. Oder gehen Sie direkt zur Anmeldeseite: http://bkonline.tischlein.ch/register. · Melden Sie sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort, das Sie bei der Registrierung gewählt haben, an. · Bitte beachten Sie: Sie können sich nur anmelden, wenn Sie erfolgreich bei BK-Online registriert wurden.
Welche E-Mail-Adresse verwende ich für die Registrierung?
Verwenden Sie bitte eine persönliche E-Mail-Adresse, die Sie in absehbarer Zeit nicht ändern. Ihre E-Mail-Adresse dient als Ihr Benutzername für BK-Online. Ausserdem werden die E-Mail mit dem Aktivierungslink für BK-Online und ggf. weitere wichtige Mitteilungen an ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Ich kann mich nicht anmelden. Was tun?
Um sich an BK-Online anmelden zu können, müssen Sie sich zuvor registrieren. Als Mitarbeiter einer RKS oder SFS wurden Sie vom Master Ihrer Einrichtung eingeladen, sich an BK-Online zu registrieren. Hat der Master Ihre Registrierung per E-Mail bestätigt, können Sie sich an BK-Online anmelden und Ihren Account nutzen.
Ich habe mein Passwort vergessen. Was tun?
Nach der Eingabe eine falschen Passworts können Sie Ihr Passwort durch Anklicken von Passwort neu setzen erneuern.

Wie kannn ich mich als SFS-Master registrieren?
· Als Master einer SFS erhalten Sie eine direkte Einladung an die bei der zuständigen RKS hinterlegten E-Mail-Adresse. · Die E-Mail von der RKS enthält einen Registrierungslink. · Unter diesem Link vervollständigen Sie bitte Ihr Profil (Name, Passwort). · Anklicken von Registrieren schickt eine Registrierungsanfrage an Ihre RKS. · Sobald Ihre Registrierung durch die RKS per E-Mail bestätigt und Ihr Account aktiviert wurde, können Sie sich als SFS-Master an BK-Online anmelden und die Plattform nutzen.· · Diese E-Mail enthält einen Link, unter dem sich nun die Mitarbeiter Ihrer SFS registrieren können. Bitte leiten Sie diesen Link an die Mitarbeiter Ihrer SFS weiter mit der Bitte, sich an BK-Online zu registrieren.

RKS: Kontingentanfragen

Was ist ein Kontingent?
Jede Sozialfachstelle verfügt über ein Kontingent an Bezugskarten (BK-Kontingent). Das BK-Kontingent wird vor Beginn eines neuen Bezugsjahres von Tdd festgelegt, kann aber im Laufe des Bezugsjahres ausserhalb einer Sperrfrist verändert werden (Kontingenterhöhung).
Was ist eine Sperrfrist?
Zu Beginn eines neuen Bezugsjahres teilt Tdd jeder SFS ein bestimmtes Kontingent an Bezugskarten zu. Innerhalb der ersten drei Monate eines Bezugsjahres kann dieses Kontingent nicht erhöht werden. Nach Ablauf der drei Monate können SFS Kontingentanfragen an ihre RKS richten, falls das BK-Kontingent der SFS ausgeschöpft ist. Beispiel: Das nächste Bezugsjahr beginnt am 1.9.2018, Kontingentanfragen sind also erstmals am 1.12.2018 möglich.
Wie erfolgt eine Kontingentanfrage?
Wenn das BK-Kontingent einer SFS erschöpft ist, kann die SFS eine Kontingentanfrage an die zuständige RKS stellen. Die SFS kann maximal 9 weitere Bezugskarten beantragen. Eine Kontingentserhöhung innerhalb der ersten drei Monate eines Bezugsjahres ist nicht möglich. In 2018 (Beginn des neuen Bezugsjahres am 1.9.2018) endet diese Speffrist am 1.12.2018. Wurde die Kontingentanfrage abgeschickt, erscheint eine entsprechende Meldung.
Wie wird eine Kontingentanfrage bearbeitet?
· Kontingentanfragen von SFS werden durch die zuständige RKS im Menü “Kontingentanfragen” bearbeitet. · Die offenen Anfragen werden gelistet mit Name der beantragenden SFS, gewünschter Anzahl (max. 9) an Bezugskarten. · Ausserdem werden Informationen zum aktuellen BK-Kontingent der SFS dargestellt: – Gesamtkontingent – ausgestellte Bezugskarten – noch verfügbare Bezugskarten · Die RKS kann Kontingentanfrage akzeptieren oder ablehnen. · Kontingentanfragen akzeptieren: – zu akzeptierende Anfragen auswählen – ggf. Anzahl der BK anpassen – Button “Markierte akzeptieren” klicken · Kontingentanfragen ablehnen: – abzulehnende Anfrage auswählen – ggf. Bemerkung eingeben – Button “Markierte ablehnen” klicken

RKS: Stammdatenpflege

Welche SFS-Daten pflegt die zuständige RKS?
Zu den Stammdaten einer SFS, die von der zuständigen RKS gepflegt wird, zählen: · Adressdaten wie E-Mail, Anschrift, Telefon · BK-Kontingent, über das eine SFS verfügt
Wie und wo werden die Stammdaten durch die RKS gepflegt?
Die Pflege der SFS-Stammdaten erfolgt im Menü “Sozialfachstellen”: · Suche nach einer SFS (Stichwort oder "*") oder "Neue SFS" wählen · Daten anpassen (E-Mail, Tel usw.) bzw. einpflegen (für neue SFS) · Kontingent vergeben · Speichern ·

RKS: Abgabestellen abfragen

Welche Daten zu Abgabestellen lassen sich anzeigen und ändern?
Informationen zu Abgabestellen finden RKS-User im Menü "Abgabestellen". · Abgabestelle suchen (Stichwort oder “*”) · Abgabestellen werden gelistet mit Informationen zu Öffnungszeiten, Auslastung usw. · Abgabestelle auswählen durch Anklicken RKS-User können hier einen BK-Stopp für eine Abgabestelle manuell auslösen oder aufheben (nach Ablauf einer Sperrfirst).

RKS: Bezugskarten anzeigen

Wo findet man eine Übersicht der Bezugskarten?
RKS-User finden eine Übersicht der Bezugskarten im Menü "Bezugskarten". · Anzeige der Bezugskarten nach drei Kriterien: – Gedruckt und nicht versendet – Nicht gedruckt – Gedruckt und versendet · Anklicken einer Bezugskarte in der Liste öffnet PDF der Bezugskarte

SFS: Bezugskarten ausstellen

Wie kommen ausgestellte Bezugskarten zum Druck?
Sobald ein Kunde erfasst wurde, wird die zugehörige Bezugskarte zum Druck und Versand weitergeleitet. In regelmässigen Abständen werden die neuen Bezugskarten an die Kunden versandt.
Wo kann ich einen neuen Kunden erfassen?
· Bitte melden Sie sich an BK-Online an. · Folgen Sie dem Link Neue Bezugskarte erfassen. · Geben Sie die Kundendaten in der Eingabemaske ein. · Anklicken von An Druck senden speichert die Daten und leitet sie zum Druck weiter.
Welche Daten vom Kunden werden benötigt?
· Vollständiger Name und Adresse · Landessprache: In dieser Sprache wird die Bezugskarte ausgestellt. · Sprache Infomaterial: In dieser Sprache wird das Infomaterial zur Bezugskarte ausgestellt. · Anzahl Erwachsene (einschliesslich des Kunden selbst) · Anzahl Kinder · Gültig ab: Beginn des Gültigkeitszeitraums. Für die Bezugskarten 2018 wird standardmässig der 1.1.2018 vorgegeben. Für zukünftige Bezugsjahre wird standardmässig der 1.10. des Vorjahres vorgegeben. Beispiel: Die Bezugskarten 2019 sind ab 1.10.2018 gültig. · Gültig bis: Ende des Gültigkeitszeitraums. Bezugskarten sind maximal bis zum 30.9. des laufenden Bezugsjahres gültig. Beide Datumsangaben können überschrieben werden, beispielsweise wenn der Kunde einen kürzeren Bezugszeitraum wünscht.
Ab welchem Alter gelten Jugendliche als Erwachsene?
Mit Erreichen der Volljährigkeit.
Kann ich eine abweichende Zustelladresse erfassen?
Ja. Klicken Sie dazu in der Eingabemaske der Kundendaten das Feld Zustelladresse für die Bezugskarte, falls abweichend von Kundenadresse oben an. Soll die Bezugskarte an Ihre Sozialfachstelle versendet werden, können Sie deren Anschrift bequem durch Anklicken von Adresse der Sozialfachstelle einfügen übernehmen.
Welche Abgabestelle ordne ich einem Kunden zu?
Ihrer Sozialfachstelle sind mehrere Abgabestellen zugeordnet. Diese Abgabestellen werden im rechten Teil der Eingabemaske Kundendaten erfassen/ändern aufgelistet. Sofern kein Bezugskarten-Stopp (BK-Stopp) vorliegt, können Sie aus dieser Liste die Abgabestelle auswählen, die dem Kunden am meisten zusagt.
Welche Informationen zu einer Abgabestelle werden angezeigt?
Beim Erfassen von Kundendaten werden die Abgabestellen aufgelistet, die Ihrer SFS zugeordnet sind. Zu jeder Abgabestelle wird ihre Kapazität angezeigt (in Bezugskarten und Personenzahlen). Die Kapazität einer Abgabestelle ist zum einen durch Personal und Räumlichkeiten eingeschränkt (Kapazität AS), zum anderen durch die Logistik (Kapazität Logistik). Nähert sich eine Abgabestelle ihrer Kapazitätsgrenze, wird die entsprechende Kapazität gelb unterlegt. Ist eine der Kapazitätsgrenzen erreicht (rot unterlegt), können keine Bezugskarten mehr auf diese Abgabestelle ausgestellt werden (BK-Stopp). Mithilfe der beiden Zeitreihen Nutzung BK und Nutzung Pers. kann die Kapazitätsentwicklung einer Abgabestelle für die zurückliegenden Wochen nachvollzogen werden.
Was ist ein BK-Stopp?
Ist die Kapazität einer Abgabestelle bzw. der zugehörigen Logistik erschöpft, können keine weiteren Bezugskarten auf diese Abgabestelle ausgestellt werden. Für diese Abgabestelle besteht dann ein Bezugskarten-Stopp (BK-Stopp).
Wie wird eine Bezugskarte gedruckt?
Die Daten eines neuen Kunden werden durch Anklicken von An Druck senden gespeichert und gleichzeitig an den Druck geschickt. Nachträgliche Änderungen an den Daten sind nicht mehr möglich. Haben Sie den Druckauftrag versehentlich ausgelöst, kontaktieren Sie bitte den Druck-Dienstleister.
Wann wird eine Bezugskarte gedruckt?
Neu ausgestellte Bezugskarten werden in der Regel dienstags gedruckt und anschliessend versandt. In den Monaten September, Oktober und Dezember 2018 wird zweimal wöchentlich gedruckt und versandt.
Wie stelle ich bei Kartenverlust eine neue Bezugskarte aus?
· Gehen Sie zur Seite Neue Bezugskarte erfassen und suchen Sie per Name, Vorname oder Adresse nach dem Kunden, der den Kartenverlust meldet. · Falls nötig, können Sie Kundendaten ändern. · Klicken Sie Neuausstattung bei Kartenverlust an. Diese Aktion leitet die Bezugskarte erneut zum Druck weiter.
Können die Daten auf einer Bezugskarte geändert werden?
· Gehen Sie zur Seite Neue Bezugskarte erfassen und suchen Sie per Name, Vorname oder Adresse nach dem Kunden, dessen Daten geändert werden müssen. · Klicken Sie nach Änderung der Kundendaten den Button Neuausstattung bei Datenänderung an. Diese Aktion leitet eine neue Bezugskarte mit aktualisierten Daten zum Druck weiter. · Bitte ziehen Sie die bisherige Bezugskarte vom Kunden ein.
Können Bezugskarten zurückgegeben werden?
Ja. · Suchen Sie auf der Seite Neue Bezugskarte erfassen nach dem Kunden, der seine Bezugskarte nicht mehr benötigt und zurückgeben will. · Das Anklicken des Buttons Kartenrückgabe löscht den Datensatz und setzt das Kontingent der SFS um eine Bezugskarte herauf. · Bitte ziehen Sie die nicht mehr benötigte Bezugskarte vom Kunden ein.
Wie kann ich die Abgabstelle wechseln?
· Suchen Sie auf der Seite Neue Bezugskarte erfassen mithilfe des Sichfeldes die Bezugskarte, der sie eine neue Abgabestelle zuweisen möchten. · Wählen Sie im rechten Teil der Eingabemaske eine neue Abgabestelle. · Klicken Sie auf Neuaustellung bei Datenänderung. Eine neue Bezugskarte wird nun zum Druck und Versand weitergeleitet. · Bitte ziehen Sie die bisherige Bezugskarte vom Kunden ein. Sie kann entsorgt werden.
Wie gehe ich vor, wenn der Kunde keine Bezugskarte erhalten hat?
· Suchen Sie auf der Seite Neue Bezugskarte erfassen mithilfe des Suchfelds die entsprechende Bezugskarte. · Unter Status der Bezugskarte können Sie einsehen, ob und wann die Bezugskarte erfasst und zum Druck weitergeleitet wurde, ggf. auch als Neuaustellung. · Wurde keine Bezugskarte gedruckt oder bereits neu ausgestellt, können Sie den Druck durch Anklicken von An Druck senden einleiten. · Ihre RKS kann eine Übersicht aller Bezugskarten einsehen. Bitte kontaktieren Sie Ihre RKS, falls die Bezugskarte ausgestellt wurde, aber trotzdem nicht beim Kunden ankam.
Wie sehe ich, ob eine Bezugskarte gedruckt und versendet wurde?
· Suchen Sie auf der Seite Neue Bezugskarte erfassen mithilfe des Suchfelds die entsprechende Bezugskarte. · Neben der Eingabemase wird der Status der Bezugskarte angezeigt.